入金確認業務の自動化で実現する経理部門の働き方改革

企業の経理部門において、入金確認業務は今なお多くの時間と労力を要する課題となっています。実態調査によると、一社あたり月間平均2,524件もの入金消込が発生しており、大企業では月間446時間もの時間を費やしているといいます。また、88.0％の企業が依然として目視での確認を行っており、この手作業中心の業務プロセスは、人的ミスのリスクを高め、本来注力すべき戦略的な業務を圧迫しています。
本記事では、入金確認業務の自動化がもたらす業務効率の向上、リスクの低減、コスト削減の効果について解説します。特に、三井住友銀行の銀行API「Web21サーバー接続サービス」を例に、システム連携による自動化の仕組みから具体的な導入効果まで、経理部門のデジタルトランスフォーメーションを検討する企業の担当者が知っておくべき情報を詳しく紹介します。

入金確認の現状と課題

従来の入金確認業務の実態

多くの企業の経理部門では、今でも従来型の入金確認業務が日常的に行われています。
具体的には、毎朝の業務開始時に担当者がインターネットバンキングにログインし、入金明細をダウンロードします。その後、Excelで管理している売掛金データと突合作業を行います。
さらに、取引先への請求書と照らし合わせながら、一件一件手作業で確認していきます。特に月末や週明けには処理件数が増大し、入金消込作業に多くの時間を要します。
このような手作業中心の業務プロセスは、デジタル化が進む現代のビジネス環境において、大きな非効率を生んでいます。

経理担当者が抱える3つの悩み

経理担当者の入金消込業務における課題は深刻な状況にあります。Sansan株式会社の調査では、一社あたり月間平均2,524件もの入金消込が発生しており、従業員1,001名以上の大企業では月間5,441件にも及びます。
業務時間に換算すると、一社あたり月間173時間、大企業では446時間もの時間を費やしているという調査結果が出ています。
さらに、経理担当者の71.7％が入金消込業務に課題を感じており、主な問題として「振込名義人と請求先名の突合に手間がかかる（24.2％）」「複数件の請求分を合算して入金された場合の確認が困難（19.4％）」「顧客からの一部入金や過不足金の発生時の対応が困難（17.6％）」が挙げられています。

Sansan株式会社「入金消込に関する実態調査」を実施（2024年5月23日発表）

データで見る入金確認業務の課題

Sansan株式会社による入金確認業務の実態調査によると、88.0％の企業が依然として目視での確認を行っており、アナログな確認方法が主流となっています。
一社あたりの入金用口座保有件数は平均17.3件で、「用途ごとに区別をするため（38.3％）」「顧客ごとに専用の口座を使い、入金の識別を容易にするため（32.1％）」「顧客ごとに口座を分け、入金の識別を容易にするため（30.3％）」といった理由で複数口座を保有しています。
入金確認業務は属人化しやすく、担当者によって作業スピードや正確性に差が出やすい点も大きな課題となっています。

入金確認業務の自動化で得られるメリット

業務効率の向上

入金管理をシステムで管理することで、入金消込が自動でできるようになり、入金確認を速やかにできるようになります。
従来、経理担当者が手動で行っていた入金データの照合は数時間を要していましたが、システムを導入することで、数分で完了するようになります。
これにより得られた時間的余裕を活用して、経理担当者は予算管理や財務分析などのより価値の高い戦略的な業務に集中できるようになります。

リスクの低減

入金消込を自動化することで、システム上で機械的に照合作業が行われるため、同じ名称や似たような名称の社名の見間違いといった人的ミスを大幅に削減できます。
また、入金されているにもかかわらず消込が漏れて翌月に二重請求となったり、反対に、入金されていないのに消込をしてしまい回収が漏れたりする事態を防ぐことができます。
さらに、自動化により一貫性のあるプロセスが保証されるため、人によって処理のばらつきがなくなり、入金情報をリアルタイムで正確に把握することが可能になります。これによって、資金管理が容易になり、企業の経営判断に必要なデータの精度向上が期待できます。

コストの削減

銀行APIを活用した入金確認業務の自動化は、企業の経理・会計部門に大きな変革をもたらします。従来のインターネットバンキングでは、入出金明細の取得や取引先との間の入金・送金などの業務のほとんどが手作業で行われており、人的コストの増大や操作ミスなどの課題を抱えていました。
銀行APIを利用することで、企業のシステムと銀行システムを直接接続し、これらの業務を自動化することが可能となります。
自動化により、入金データの照合作業が数分で完了するようになり、従来数時間を要していた作業時間を大幅に削減できます。さらに、リアルタイムでの入金情報の把握が可能となり、キャッシュフローの透明性が向上し、経営判断に必要なデータをタイムリーに提供できるようになります。

銀行APIによる自動化の仕組み

APIとは

APIは、異なるソフトウェアやシステム間で機能を共有するための接続インターフェースです。プログラムを通じてアプリケーションやソフトウェアの資源を利用するための仕組みで、他のアプリケーションが提供する機能を呼び出すために使用されます。

銀行APIを活用したシステム連携の概要

銀行APIを活用したシステム連携により、企業の経理業務は大きく効率化されます。このシステムでは、企業の業務システムと銀行口座が直接接続され、入出金明細の取得や残高照会だけではなく、振込処理などがリアルタイムで自動的に行うことができます。
例えば、経理担当者の日常業務である企業口座の残高照会や入出金明細取得を、自動的に実行できるようになります。これにより手作業での口座情報確認が不要となり、作業時間の短縮とオペレーションミスの防止が可能になります。
また、システム連携により、会計システムと銀行システムを自動連携することで、手作業では避けられなかった入力ミスや作業忘れなどのヒューマンエラーを大幅に削減できます。さらに、タイムリーな資金移動や即時振込の実現により、取引先への支払業務も効率化され、エンドユーザーの満足度向上にもつながります。

三井住友銀行の銀行API「Web21サーバー接続サービス」

三井住友銀行のWeb21は、法人口座保有者向けのインターネットバンキングで、振込・振替、総合振込、給与・賞与振込、税金・各種料金の払込などの業務を来店不要で効率化できます。銀行API連携を開始するには、まずWeb21の契約が必要です。「Web21サーバー接続サービス」のご利用には、Web21エキスパートタイプをご契約の上、お申込が必要です。

三井住友銀行の「Web21サーバー接続サービス」が選ばれる理由 - 充実の機能と安心のサポート

数ある銀行APIサービスの中でも、三井住友銀行の「Web21サーバー接続サービス」は、多くの企業に選ばれています。
その理由は、充実した機能と、安心のサポート体制にあります。

1.参照系・更新系APIで、柔軟なシステム連携を実現

三井住友銀行の「Web21サーバー接続サービス」は、参照系APIと更新系APIの2種類を提供しています。

• ・参照系API：預金残高照会、入出金明細照会、振込入金明細照会など、口座情報の取得が可能です。
• ・更新系API：総合振込、振込・振替サービスなど、取引処理を実行できます。

これらのAPIを活用することで、従来のインターネットバンキングで行っていた手動操作による照会結果のダウンロードや、振込データのアップロードといった作業を自動化し、業務効率を大幅に改善できます。

2.不正アクセスを防止

三井住友銀行の「Web21サーバー接続サービス」は、クライアントIDと暗号化キーを組み合わせた、高度なセキュリティシステムを採用しています。利用開始時には、インターネットバンキング上での本人確認手続を経て、クライアントIDと暗号化キーが発行され、さらにクライアントパスワードとURLの登録が必要となります。

3.豊富な導入実績と充実のサポートで、導入も安心

「Web21サーバー接続サービス」は、IT企業や金融業を中心に、多くの企業で導入され、業務の自動化・効率化に貢献しています。
例えば、ある導入企業では、従来15分ごとに手作業で行っていた取引確認を自動化しました。また、別の企業では、定例振込業務を自動化することで、人件費の大幅削減と業務効率化を達成しました。さらに、基幹系システムとの連携により、従来の手作業によるダウンロードやアップロード作業を削減し、業務効率化を実現している事例もあります。

導入前には、専門スタッフが丁寧にヒアリングを行い、貴社の業務に最適なAPI連携プランをご提案します。導入後も、充実したサポート体制で、安心してご利用いただけます。

まとめ：デジタル時代の入金確認業務へ

自動化による経理DXの新しいステージへ

入金確認業務の自動化は、もはや「できたら良いもの」ではなく、企業の競争力を左右する重要な経営課題となっています。特に、多くの入金処理が発生する企業では、自動化による業務効率化の効果は顕著です。銀行APIを活用した「Web21サーバー接続サービス」は、以下の3つの側面から、経理部門の働き方改革を強力に推進します。

• 1.業務効率の劇的な改善
  • ・入金確認作業の自動化による工数削減
  • ・スピーディーな入金状況把握
  • ・戦略的業務への時間シフト
• 2.リスク管理の強化
  • ・人的ミスの排除
  • ・データの正確性向上
  • ・ガバナンスの強化
• 3.コストパフォーマンスの向上
  • ・人件費の最適化
  • ・業務品質の向上
  • ・経営判断の迅速化

経理DXの第一歩として、三井住友銀行の「Web21サーバー接続サービス」の導入を、ぜひご検討ください。

（※）本記事は株式会社Apolloに制作を一部委託しております。