レンタルオフィスのメリットは？コワーキングスペースとの違いを解説

個人の専用スペースがある

レンタルオフィスには、1名用から数十名用まで、さまざまな広さがあります。広いスペースを有するオフィスでは、オフィス全体を細かく区切り、契約者それぞれが占有できる個別のスペースを提供します。
契約をすることで、他者が使用できない占有スペースを確保しながら、必要に応じて共用スペースを利用できる点が最大の特徴です。

占有スペース以外はほかの契約者と共有する

会議室や受付などは、1日に利用する回数が限られます。ビジネスの立ち上げ期には、来客対応が少なく、ほぼ利用しない日も多いでしょう。
レンタルオフィスの場合、専用スペース以外はすべて共用です。必要に応じて、専用スペース以外の場所も予約して使うことによって、コストを下げることができます。

住所を利用できる

ターミナル駅の近くや、著名な企業が集まる一等地の住所を格安で利用できます。法人登記のほか、名刺、パンフレット、ウェブサイトなどを作成する際に使用することで、顧客に安心感を与えることができるでしょう。
個人事業主の住所として利用することも可能です。

自分専用のスペースの有無

コワーキングスペースは、基本的にすべての設備を利用者同士で共有します。そのため、レンタルオフィスのように、個別の部屋やデスクを契約することはありません。

利用料金

コワーキングスペースの場合、月単位の利用で月額料金を支払う契約方法のほか、ドロップインといって利用する時間単位の都度払いがあります。
一方、レンタルオフィスは月額料金のみの設定で、専用スペースがある分、コワーキングスペースよりも高めです。また、コワーキングスペースは利用料金に共益費を含みますが、レンタルオフィスは別途共益費が請求されることが多いでしょう。

すぐに事業をスタートできる

従来型の賃貸オフィスで事業をスタートする場合、審査・契約後に内装を整備して、必要な家具と備品を購入し、仕事ができる状態に整えなくてはなりません。
一方、レンタルオフィスは、最低限必要なデスク、椅子、Wi-Fi、キャビネット、電話回線などが一通りそろっているため、契約後すぐに事業を始めることができます。

初期費用が安い

前述したとおり、レンタルオフィスは内装工事も、設備投資も必要ありません。初期費用として必要なのは、入会金や保証金くらいなので、初期投資として予定していた費用をサービス開発や商品改良に回すことができるでしょう。

ランニングコストが安い

賃貸オフィスでは、賃料のほかに水道光熱費、共益費など、さまざまな費用がかかります。
一方、レンタルオフィスは、賃料が賃貸オフィスに比べて安い上に、水道光熱費なども料金に含まれているため、ランニングコストも低く抑えられます。

契約形態がフレキシブル

事業が成長してオフィスが手狭になると、移転を視野に入れる必要があります。反対に、予定していたより事業の立ち上げに時間がかかり、人員増強が先になりそうな場合などは、現在のオフィスの契約期間延長を考えることもあるでしょう。
こうした場合、複数年の契約を結ぶことが多い賃貸オフィスでは、柔軟な対応がしにくい傾向があります。その点、レンタルオフィスは契約面でもフレキシブルに対応できるため、解約や延長がしやすいでしょう。

掃除の手間がかからない

賃貸オフィスでは、掃除やごみ捨ても自分たちで行わなくてはなりません。多忙で手が回らないからと業者に依頼すれば、それだけコストがかかります。
一方、レンタルオフィスでは、運営会社が常に施設を整備してくれているため、掃除の手間が不要です。常に清潔な環境で仕事をすることができます。

特定の業種で必要な許認可が取れる

弁護士、税理士、社会保険労務士、宅地建物取引業、人材紹介業などを営む場合、個人情報保護の観点から個別占有のスペースがないと許認可を受けることができません。
そのため、共有スペースのみのコワーキングスペースでは、許認可を受けることは難しいでしょう。契約者ごとに個室や専用スペースがあるレンタルスペースなら、こうした事業での開業も可能です。

利用の仕方によっては割高になることもある

レンタルオフィスで提供されるサービスをすべて契約すると、想像以上に費用がかさむことがあります。プランやオプションの内容を見極めて、必要なものだけを契約するようにしましょう。

情報管理が難しい

レンタルスペースは契約者ごとの専用スペースや会議室がありますが、仕切りは簡易的で、プライバシーを完全に保てるとはいえません。機密情報・個人情報が多く記載された書類の扱いや重要な商談を行う際には、十分注意しましょう。

運営会社の破綻

レンタルオフィスの場合、運営会社が破綻すると利用を続けることができません。急遽、別のオフィスを探すといった手続きが必要になり、余計な手間と費用がかかります。
契約の際にはウェブサイトだけでなく、実際に足を運んで内覧し、オフィスの環境や運営実態を確認しましょう。

レイアウトを変えられない

レンタルオフィスは契約者全員で共用するスペースが多く、レイアウトの自由度は低めです。仮に、個人に与えられた専用スペースがあったとしても、自由にデスクの向きを変えたり、自分専用のキャビネットを搬入したりするのは難しいでしょう。
ほかの契約者のスペースを侵しかねない大量の商材がある場合や、大きな機材が必要な業種では、レンタルスペースの利用が妥当かどうか考える必要があります。