総務

公開日：2022.03.18

日報はなぜ必要？日報の目的と書き方、注意点を紹介

日々の業務報告として、日報を書く会社は多く存在します。しかし、日報を十分に活用しているとはいえない会社もあるでしょう。日報をビジネスに活用するには、目的をしっかりと明確化し、書き方や注意点についてよく理解することが必要です。
ここでは、日報を書く目的や書き方のほか、日報を書くツールについて紹介します。

日報を書く目的とは？

日報を活用するためには、日報の目的を明確化し、社内でも周知する必要があります。まずは、日報の目的について見ていきましょう。

その日の業務を振り返り翌日の仕事に活かす

日報の目的のひとつは、その日の業務を振り返って、自身が携わった業務の内容を確認することです。作業の進捗状況を把握し、次の日にするべきことを明確にすることで、翌日以降の仕事に活かすことができます。

失敗を次に活かして改善する

日報は改善を目的とすることもあります。失敗の原因や改善策などを日報に記載することによって、次の機会に活かすことができるでしょう。日報を上司などと共有して、対策を講じることもできます。
また、何らかの失敗やトラブルが生じたときに、日報をさかのぼって確認することで、その原因がわかることもあります。

部下への助言・サポートを行う

助言やサポートを行う目的で、日報を部下に書かせることもあります。上司は日報をチェックすることで、部下の業務内容や進捗を把握することができ、チーム全体の状況を把握することができます。必要に応じて助言やサポートをすることで、状況を早期に改善することができるでしょう。

コミュニケーションの一環として確認する

日報は上司と部下のあいだだけでなく、メンバー同士のコミュニケーションツールとしても役立ちます。特に、テレワーク環境ではコミュニケーションの活性化が重要です。ツールを活用することで、日報がコミュニケーションの一環として使えるようになります。

日報の書き方

日報には決まった書き方はありません。しかし、記載した方が良い内容はある程度決まっています。ここでは、一般的な日報の書き方をご紹介します。

1日の業務内容を書く

その日の業務内容を振り返って、翌日以降の業務に活かすという目的を考えると、業務内容の記載は必須です。「9：30～10：00 社内ミーティング」といったように時間ごとに区切って記載する方法や、「資料整理 30分」といったように、業務の項目ごとに記載する方法もあります。

成果・問題点・改善点を記入

成果・問題点・改善点は、業務内容とは別に書くこともあります。その日の成果・問題点・改善点を記載する欄があれば、上司などが確認する際にも何が成果・問題点・改善点なのかがわかりやすくなります。
また、それに対して上司などのコメントを記載できる欄を設ければ、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

日報を書くときの注意点

日報を書くときには、いくつか注意すべきポイントがあります。日報を書くときの注意点を3つご紹介します。

1日の終わりに書く

1日の終わりに、その日のことを振り返りながら日報を書くことが大切です。書くのが面倒になってその日のうちに書かず、後で数日分をまとめて書くといったことがないようにしましょう。その日の日報を翌日に書くことになると、業務を振り返って次の日に役立てるという目的が失われてしまいます。
また、会社や上司も日報を書く時間を考慮した上で業務内容を指示すべきです。日報を書く時間も業務に入るため、所定労働時間内に日報を書く時間を設けるようにします。

冗長に書かない

日報は冗長に書かず、要点をまとめて書くことがポイントです。業務内容や改善点などを長文で書いてしまうと、振り返ったときにすぐ要点を読み取れません。箇条書きを活用したり、一文を短く書いたりするなど、簡潔に文章を作るよう心掛けてください。

感想で終わらせない

日報には事実と書き手の意見を書くこともポイントのひとつといえます。成果・問題点・改善点を挙げる際には、単なる感想や主観を書くのではなく、事実にもとづいた意見を記載することが重要です。
たとえば、「◯◯が大変だった」というのは単なる感想ですが、「◯◯は××の部分の難度が高く、想定よりも時間がかかった。次回は1時間程度の余裕を持って作業にあたりたい」と書けば、明日以降の改善につながります。また、それが問題提起となり、上司からアドバイスをもらうこともできるでしょう。

日報を書くツールと特徴

日報を書くツールはさまざまありますが、会社や業務内容に合ったツールを選ぶことが大切です。日報を書く代表的なツールとその特徴をご紹介します。

紙

ノートなどの紙に日報を記載するのは、昔からよく使われてきた方法です。しかし、紙を使う場合にはいくつか問題も出てきます。
たとえば、手書きだと読みにくいだけでなく、検索ができずデータとしての活用が困難です。テレワークでも活用しにくいため、紙での運用が合っている職場以外では、紙を使うケースは徐々に減ってきているといえるでしょう。

メール

メールも日報を書くツールとして使われることがあります。メールは実際に業務で使うことが多く慣れており、新たなコストがかからないということがメリットです。しかし、使用するメーラーによっては管理が面倒で、検索性も高いとはいえません。

WordやExcel

日報を書くツールとして、WordやExcelを活用する方法もあります。無料のテンプレートなどを用いてフォーマットを作ってしまえば、すぐに導入可能です。WordやExcelを日常的に使っているのであれば、日報の記載も容易です。しかし、検索性はそれほど高くなく、ファイルの管理が面倒だというデメリットもあります。

文書管理システム

日報を書くツールとして、文書管理システムを活用することもできます。文書管理システムは、インターネット上で文書を管理することができ、検索性も高く、文書を閲覧できる権限の設定なども可能です。文書管理システムを活用することで、日報を管理しやすくなります。

日報管理ツール・グループウェア

日報を書くツールとして、最も扱いやすく機能が豊富なのは日報管理ツールです。また、社内のコミュニケーションや情報共有、スケジュール管理などの機能を備えたグループウェアの日報管理機能を使う方法もあります。
多くの日報管理ツールや日報管理機能は、日報に必要な項目のテンプレートが用意されており、検索性も高いのが特徴です。インターネット上で管理するものも多く、テレワーク環境にも対応したり、スマートフォンにも対応したりできる日報管理ツールもあります。さらに、コメント機能などもあり、社内コミュニケーションにも使いやすいのもメリットです。
無料トライアルなどで実際に使用してみて、自社に合った日報管理ツールを選ぶようにしましょう。

テレワーク環境などに対応するには日報をデジタル化しよう

日報はその日を振り返り、翌日以降の業務に活かすという意味で非常に大切な役割がありますが、紙やWord、Excelなどを使用していると効率的ではありません。テレワーク環境などで効率的に日報のやりとりをするには、日報管理ツールやグループウェアなどを利用して日報をデジタル化する必要があります。

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