人事システムとは？種類や選び方のポイント、導入事例を解説

人事システムの種類

人事システムには、どのような種類があるのでしょうか。人事システムを機能別に見た場合、下記のように分類できます。

■人事システムの種類と主な機能

製品によっては、複数の機能を兼ね備えているものも少なくありません。人事領域における幅広い業務の管理に役立つツールが人事システムということになります。

クラウド勤怠管理システムの導入をご検討の方はこちらをご参照ください。

手続に工数がかかる

人事業務の手続には多くの工数がかかります。従業員を新たに採用した際には、社会保険や税金関連の手続が発生することに加え、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿等の準備が必須となります。
また、有給休暇の申請等の各種申請が発生する度に、然るべき役職者が承認しなければなりません。こうした手続は煩雑になり、工数と時間がかかる原因となりやすいのが実情です。

人事情報の更新や変更作業に手間がかかる

人事情報は、一度登録すれば永続的に利用できるものではなく、定期的に更新していく必要があります。部署異動や昇進、家族構成の変化等、様々な人事情報の更新や変更を漏れなく行わなくてはなりません。
各種更新・変更作業に手間がかかることも、従来の人事管理が抱えていた課題のひとつと言えます。

人事評価に時間がかかる

社内の評価規準に則って公正な人事評価を行うには、多くの時間を費やす必要があります。各従業員の成果をもとに、評価ワークフローに沿って一人ひとりの評価を確定させることになるからです。
従業員のスキルや成果が一元管理されていない場合、情報を集約するだけでも多大な時間と手間を要する作業となるでしょう。

自社の導入目的に沿っているか

人事システムには様々な種類があり、活用できる機能も多岐にわたるため、自社の導入目的に合っているかどうかを十分に確認しておくことが大切です。

例えば、労務管理や給与計算を効率化したいのであれば、勤怠管理システムや給与計算システムを中心に選ぶ必要があります。一方、従業員の適性をより客観的に分析したい場合や人事評価の偏りを解消したい場合には、タレントマネジメントシステムまたは人事評価システムの導入を検討するといいでしょう。

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提供形態は自社に合っているか

人事システムの提供形態が自社に合っているかどうかも、検討しておく必要があります。近年はクラウド型が主流となっているものの、カスタマイズ性を重視する場合、オンプレミス型やパッケージ型の導入も視野に入れて検討することをおすすめします。
導入に要する期間や料金、保守・運用コスト等を加味し、適切な費用対効果が得られる可能性の高い提供形態を選ぶことが大切です。

ベンダーのサポート体制は手厚いか

人事システムを選ぶ際には、ベンダーのサポート体制も十分に確認しておくことをおすすめします。人事システムは初期状態のまま活用できるものではありません。勤怠の締め日や人事評価の規準等、自社のルールをシステムに反映させる必要があります。全ての設定を社内の担当者が行うのは負担が大きいため、ベンダーのサポートを活用するのが現実的と言えるでしょう。

担当者が使いやすい操作性か

実際に人事システムを利用する担当者にとって操作しやすいことも重要なポイントのひとつです。操作が複雑でわかりにくいようでは、管理の効率化等のシステム導入のメリットを十分に得られない恐れがあります。機能が充実している程使いやすさも向上するとは限らないことから、実際の操作性を担当者に確認してもらうことが大切です。トライアル期間等を活用し、試験運用の期間を設けることをおすすめします。

他システムとの連携は可能か

すでに使用している勤怠管理システムや給与計算システム等と併用する場合には、他のシステムと連携可能な人事システムを選ぶことが大切です。
人事情報を一元管理できることが人事システムの導入メリットのため、他のシステムと切り離して運用する状況はできる限り避けるべきです。連携可能なシステムの種類を、事前に確認しておきましょう。

管理職のマネジメントや毎月の締め作業が大幅短縮

IT企業のM社は、人事システムを導入したことにより、管理職のマネジメントや毎月の締め作業に要していた工数の大幅短縮を実現しました。従業員の出社・退社の打刻状況をリアルタイムで把握できることで、マネジメント層による日次承認が容易になったことが大きな要因です。
また、リモートワーク環境下での勤怠管理もスムーズに行えるようになり、リモートワーク時に発生しがちな長時間労働を防ぐことにも役立っています。

紙運用からのシステム化により、一元管理とタレントマネジメントが実現

メーカーC社では、これまで人事情報を紙ベースの帳票で管理していました。従業員の自己評価や異動希望等も紙で運用していたため、総務担当者が1件ずつExcelに入力していたと言います。
人事システムを導入したことにより、全ての人事情報をシステム上で一元管理できるようになり、人事情報の管理業務が効率化しました。また、人事異動の際にも従業員の保有資格やスキルマップをクラウド上で閲覧できるようになり、タレントマネジメントによる適材適所の人員配置をより実現しやすくなっています。

従業員の資格取得状況の集約により、従業員管理の効率アップ

20店舗以上の調剤薬局を運営するL社では、これまで薬剤師の資格取得状況をExcelで管理していました。細かく分かれた薬剤師の保有資格を全てExcelで管理するために、膨大な工数を要していたのです。
そこで、人事システムに資格取得状況を集約することで、従業員管理の効率化を実現しました。保有資格が業務領域に大きく影響する業態において、人事システムを効果的に活用した事例と言えます。