マイナンバーで企業に必要な対応とは？安全管理措置や中小企業の特例対応も紹介

住民票を持つすべての人に割り振られたマイナンバー

2015年10月5日に施行されたマイナンバー法にもとづいて、「社会保障・税番号制度」（通称・マイナンバー制度）がスタートし、日本国内に住民票を持つすべての人に12桁の番号が割り振られました。この番号がマイナンバーです。
なお、法人には、1法人につき1つの法人番号（13桁）が指定されています。

私たちが交付通知書（はがき）や通知カード、本人確認書類をもとに交付申請をすると、プラスチック製の「マイナンバーカード」が届きます。マイナンバーカードの表面は顔写真つきで、本人確認書類として利用が可能です。裏面にはマイナンバーが記載されており、マイナンバーの確認が必要なときに使用することができます。

マイナンバー制度の目的

マイナンバー制度の目的は、行政の効率化、国民の利便性向上、公正・公平な社会の実現です。従来、自治体などによるサービスを利用する際には、サービスごとにカードを発行する必要があったり、多くの添付書類が求められたりと、手続が非常に煩雑でした。

しかし、国民一人ひとりにマイナンバーを割り振り、個人に紐づくさまざまな情報を集約することによって、別々の機関で管理されている情報も必要な時に取り寄せることができる「分散管理」という仕組みができました。たとえば、各種行政手続きのオンライン申請、金融機関での口座開設やパスポートの申請などで求められる公的な身分証明などが挙げられるでしょう。

マイナンバーは「社会保障」「税」「災害対策」の3分野における利用が想定されていますが、2021年からは一部医療機関でマイナンバーカードを健康保険証として利用できるようになったほか、運転免許証、国家資格証、学生証などとして利用する計画も進んでいます。なお、2022年9月の時点で、マイナンバーカードの普及率は約5割まで伸びており、現在も普及促進中です。

取扱規程の策定

まずは、マイナンバーに関する規程を整備します。法律を順守し、従業員の情報を不正利用や思わぬ被害から守るために、必ずやっておくべきプロセスです。

取得・収集

マイナンバーの利用目的を通知・公表した上で、従業員や従業員の扶養家族のほか、税理士等の個人取引先、株主などからマイナンバーを取得・収集します。

番号・身元確認

企業は、人違いやなりすましを避けるため、必ず「番号確認」と「身元確認」を行って本人であることを確認する必要があります。個人番号カードを持っている人は個人番号カードのみ、持っていない人は通知カードと運転免許証等の顔写真つき証明書が原則として必要です。

利用・提供

マイナンバーは、法律で定められた「社会保障」「税」「災害対策」の範囲においてのみ利用できます。収集時には本人に利用目的を提示する必要があり、企業はそれ以外の目的でマイナンバーを利用することはできません。

保管・廃棄

マイナンバーは事務処理において必要とする限り、企業内で保管し続けることができます。ただし、事務処理の必要がなくなった後は、すみやかにその情報を廃棄・削除しなくてはなりません。

安全管理措置

企業には、マイナンバー収集から廃棄まで、一貫して特定個人情報の漏洩、減失、棄損を防ぐ必要があります。具体的には、下記の4つの安全管理措置に対応することが求められます。

・人的安全管理措置

特定個人情報にふれ、管理する従業員に適切・適正な取り扱い方を教示する。

・組織的安全管理措置

組織全体もしくは特定個人情報ごとの責任者の設定、取扱状況を確認したり、情報漏洩が発生したりしたときの連絡体制の整備、情報漏洩対策、措置の見直しなどを行う。

・物理的安全管理措置

特定個人情報を取り扱う区域、端末等の管理を行い、盗難・漏洩を防止する。

・技術的安全管理措置

特定個人情報へのアクセスのシステム的な制御、OSのアップデート等を行い、外部からの不正アクセスや情報漏洩を防止する。

取扱規程等の策定が義務ではない

従業員規模が100人以下の場合は、扱う特定個人情報の量が少ないため、取扱規程の策定が義務ではありません。ただし、保管や廃棄といった情報の取扱ルールの策定や、事務取扱担当者を変更する場合は確実な引継ぎを行い、責任ある立場の者が確認するものとされています。

安全管理措置の特例的な対応

特例的な対応のもうひとつは、安全管理措置への対応です。具体的にどのような特例となるのか見ていきましょう。

・人的安全管理措置の特例内容

人的安全管理措置に関しては、中小規模事業者に対する特例的な対応はありません。前述した一般の事業者と同等の対応が求められます。

・組織的安全管理措置の特例内容

組織的安全管理措置の特例としては、下記のような特例が認められています。

■組織的安全管理措置特例の一例

・物理的安全管理措置の特例内容

物理的安全管理措置の特例としては、下記のような特例が認められています。

■物理的安全管理措置特例の一例

・技術的安全管理措置の特例内容

技術的安全管理措置の特例としては、下記のような特例が認められています。

■技術的安全管理措置特例の一例

手順が標準化され、引継ぎが簡単になる

マイナンバー管理をシステム化すると、情報の収集、管理、活用、廃棄の手順が標準化され、担当者が複数名いる場合も同一の手順で作業を行うことができます。担当者が変更になる場合の引継ぎもスムーズです。

作業ミス防止で適切な管理ができる

マイナンバー管理をシステム化すれば、人力では完璧に防ぐことができないミスを、低減することができるはずです。特に、マイナンバーの使用を終えた後の情報削除や、盗難の防止は企業の社会的責任に直結する部分であり、厳重な管理が求められるため、システム化が望ましいでしょう。

セキュリティの強化ができる

セキュリティについては、政府も「何らかの仕組みを導入して運用することが望ましい」としています。特定個人情報をインターネット等で外部に送信する際には徹底した情報漏洩防止措置が必要であり、これはシステム化でしか対応しきれない部分だといえます。

法令変更に柔軟に対応できる

今後、マイナンバーの用途が拡大するにつれ、順次法令も改正されると考えられます。マイナンバー管理をシステム化すれば、通常、システム(SaaSもしくはパッケージ商品)を提供する事業者が法令変更に対応してくれるため、企業はシステムのアップデートをするだけでスムーズに対応できるでしょう。