業務効率化の方法とは？押さえておくべきポイントや導入事例を紹介

ワークフローを改善する

慣れ親しんだ業務のワークフロー（業務プロセス）でも、一度よく見直してみると無駄なフローが存在していたことに気がつくことがあります。無駄なフローは時間をロスしてしまう原因のひとつです。時間ロスが重なると、競合他社に先を越され、ビジネスチャンスを失うことになりかねません。
ワークフローの見直しは、業務効率化のファーストステップです。重複しているタスクや、なくても困らないステップを丁寧に洗い出し、適宜改善して最適化を図りましょう。

特に、重要な業務では、関係者が増えてワークフローが煩雑化する傾向があります。こうした業務は、関わる人が増えることでかえって混乱を招き、業務スピードが落ちることがあるので注意が必要です。1つの承認に関わる人数が多すぎないか、同じチェックを複数名が担当していないかといった点を確認し、不要なプロセスは廃止したり改善したりすることが重要です。

単純作業を自動化する

シンプルな入力作業や簡単な計算作業などの深い分析や戦略を必要としない単純作業などは、工夫次第で効率的に行うことが可能です。たとえば、データ抽出なら、Excelの操作を自動化する仕組みであるマクロを組むことで格段に抽出のスピードが上がるでしょう。より複雑な計算が必要な場合は、人の手で行っている業務を自動化できるRPAツールなどを使うのがおすすめです。これらの各種ツールやExcelなどを駆使することで、作業時間を大幅に短縮することができます。

社内の課題に応じたツールを導入する

業務内容や社内の課題にあわせたツールを導入することも、業務効率化につながる方法のひとつです。
たとえば、社内外のコミュニケーションを効率化したい場合は、チャットツールの導入が有効でしょう。チャットツールとは、電話やメールに代わって、ビジネスシーンでも台頭しつつあるPCやスマートフォンを介してリアルタイムで連絡をとることができるコミュニケーションツールのことです。
また、社内のデータ共有を効率化できる、データベースツールの導入もおすすめです。データベースツールを使えば、あらゆるフォルダやファイルを従業員間で簡単に共有することが可能です。情報を一元化できるため、業務に必要な情報を迅速に探し出すことができます。

アウトソーシングを活用する

アウトソーシングは、社内で行っていた業務の一部を外部に委託し、自社から切り離す手法です。
社内の業務効率化というと、真っ先に社内のリソース配分に目が行きがちですが、思い切って外部に委託することで効率化を図ることができます。限られた社内のリソースを十分に活用するためにも、「自社内の業務は自社で完結するもの」といった固定観念を捨て、アウトソーシングの活用を検討しましょう。

アウトソーシングをする場合、自社の業務を「コア業務」と「ノンコア業務」に分け、ノンコア業務を外部に委託することが大切です。コア業務は、利益に直結し、企業の存続を左右する業務のことで、例として、営業活動、マーケティング活動、経営戦略立案、事業開発などが挙げられます。
また、また、ノンコア業務は、利益に直結せず、コア業務を支援する業務のことで、その多くは高度な判断を伴わず、定型化できるものです。ノンコア業務をアウトソーシングすることにより、社内リソースをコア業務に集中させることが可能です。ノンコア業務の例としては、備品の管理や来訪者の受付対応、書類の管理や資料作成などがあります。

チャットツールで「タスクの見える化」を実行：国内独立系コンサルティングファームA社

歴史ある国内独立系コンサルティングファームA社では、社内で進行しているプロジェクトのほとんどが複数人からなるチームで取り組むものでした。しかしながら、個々のタスク管理は紙やExcelが主体であったため、自分以外のタスクや業務の進捗状況を把握しにくいという問題がありました。
この問題を解決するため、A社はチャットツールを導入しました。これまで使っていた紙やExcelは廃止し、すべてのタスクをチャットツール上で管理することに。すると、チームメンバー一人ひとりが抱えているタスクとその進捗状況をひと目で把握できるようになり、次のような効果もありました。

・抜け漏れ防止

行われるべきタスクが行われるべき時に実行されるようになり、業務の抜け漏れが減少。万一抜け漏れがあっても、チーム内で指摘し合うことが可能になったため、大きなミスにつながる前にケアできるようになりました。

・ボトルネックの早期発見と早期対処が可能に

タスクが見える化したことで、進捗が遅れているタスクは早期に上長が把握し、適切な支援を行うことが可能になりました。この結果、全体の業務スピードがアップし、業績向上にもつながっています。

・クライアントとのコミュニケーション活性化

これまで、メールや電話でやりとりをしていたクライアントや、外部のパートナー企業との連絡にも社内と同じチャットツールを活用してみたところ、コミュニケーションのハードルを大幅に下げることに成功。
電話は相手の状況を考えて容易にかけられず、メールを書くとなると挨拶や前置きが億劫で後回しにしている従業員がほとんどでしたが、気軽に声をかけられるチャットツールのおかげで大幅にクライアントやパートナー企業とのコミュニケーションが活性化しました。月に数回の定期訪問以外にも頻繁にコミュニケーションをとるようになり、信頼関係が強化されました。

自動制作システムで効率アップ：印刷物制作会社B社

印刷業界は、いまだ旧来の手法が多く残っており、これらによって業務効率化が妨げられているケースが少なくありません。印刷物制作会社B社では、大量受注時の人的コストが大きく、かつ人の目に頼ったチェック体制であるためにミスが多発してしまうという非効率な状況に長年悩まされていました。

こうした問題を解決するためにB社では、自動制作システムの採用を決意。これは、発注するお客さまが保有する商品データベースと連携したシステムで、煩雑なデザインルールがお客さまごとにデータベース化されているため、人的ミスの大幅な削減につながりました。
また、これまで人の手で行っていた部分がシステムに組み込まれたことで、大量受注がかかるチラシやカタログの制作に要する時間の短縮にも成功。その結果、質の高い成果物をよりスピーディーに納品できるようになり、クライアントからの評価も以前よりアップしました。