NDA（秘密保持契約）とは？締結時のポイントや、電子契約のメリットを解説

商談や打ち合わせを行うとき

商談や打ち合わせで自社の商品・サービスのメリットや技術連携の効果などを理解してもらうには、一定の自社情報を開示する必要があります。取引や連携が成立せずその後の契約の締結に至らなかった場合にも備えて、漏洩や不正利用を防止したい自社の情報はNDAを締結してから開示する必要があります。

取引を開始するとき

商談が成立して取引を開始すると、より重要な情報の開示が取引先から求められることがあります。漏洩や不正利用を防止したい自社の情報の開示を伴う場合には、取引開始前に、必ずNDAを締結しましょう。

資本提携・業務提携を検討するとき

資本提携や業務提携にあたっては、経営情報といった秘密情報を開示することも必要になってきます。万が一、漏洩すれば、自社の経営や株価に大きな影響を及ぼす可能性もあります。資本提携や業務提携の検討の際には、すみやかにNDAを締結する必要があります。

共同制作や共同開発で、技術情報等を開示するとき

お互いの技術やノウハウを持ち寄って製品やサービスを開発する際にも、自社にとって重要な情報の開示が必要となるのが通常です。この場合も、情報の目的外の利用によって自社に損害が生じるのを防止するため、NDAを締結しておくことが必要です。

秘密情報の利用目的を適切に設定する

NDAを締結する目的は、自社の情報を「本来の目的」以外の目的で利用することや、第三者に開示することを法的な拘束力をもって制限することです。「本来の目的」以外の目的での利用を防止するため、秘密情報を利用できる「本来の目的」（利用目的）を適切に設定することが重要です。設定する利用目的が狭過ぎると本来の目的が果たせない、広いまたは抽象的過ぎると他社による利用について目的外利用であると主張することが難しくなるという不都合が生じます。秘密情報の利用目的は適切に設定することが重要です。

秘密情報の定義を明確にする

秘密情報といっても、開示された情報全てを対象とするのか、開示者が秘密であると示したもののみとするのか、書面のみなのか口頭の情報を含むのかなどその対象はさまざまです。今回の契約においてどこまでを秘密情報として扱うのか、秘密情報の定義を明確にし、NDAに明確に規定することが重要です。

例外的に開示できる第三者・場合を規定する（必要がある場合）

例えば、資本提携・業務提携においては、秘密情報をグループ会社に開示する必要が生じることがあります。自ら秘密保持義務違反を生じないため、グループ会社など第三者に秘密情報を共有する必要がある場合には、例外的に開示できる第三者・場合をNDAに規定をしておくことが重要です。

秘密保持義務の有効期間を適切に設定する

定めるべき秘密保持義務の有効期間は、秘密情報の内容・性質や会社の方針によって個別に設定します。まず、有効期間を有期としてよいか、無期とする必要がないかを検討します。有期とする場合、3年、5年といった期間とされることもありますが、秘密情報の内容・性質や会社の方針に合わせて適切に設定することが重要です。

業務提携・業務委託等の事前検討・交渉段階における秘密保持契約書

業務提携や業務委託等が本格化する前の検討段階では、下記のような事項を規定します。

＜秘密保持契約書における規定の例＞

• ・秘密情報の利用目的
• ・秘密情報の定義
• ・秘密情報の開示を受けた場合の義務（目的外利用の禁止、第三者への開示の禁止等）
• ・秘密情報の取扱いについて（管理の方法等）
• ・返還・削除義務
• ・損害賠償
• ・有効期限、存続条項

NDAが電子契約に適している理由

さまざまな契約書の中でもNDAは、締結頻度が高く、早期に締結する必要がある場合が相応にあります。
例えば、プロジェクトにおける業務委託先の企業を選定する際、業務委託候補先である企業5社とNDAを締結した後に、プロジェクト内容を具体的に説明し、よりパフォーマンスに期待のできる業務委託候補先１社と業務委託契約を締結することがあります。この場合、業務委託契約は1社、NDAは5社と締結することになります。
NDAは、紙の契約書でのやりとりよりも、契約締結業務の簡素化や郵送時間の省略化などの観点から、電子契約に適しているといえます。

電子契約の概要と安全性

電子契約とは、電磁的記録で作成・締結する契約のことです。電磁的記録とは、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいい、PDF等の電子データに電子署名を行います。インターネットを介して契約を締結する電子契約では、その記録が改ざんされていないという「真実性の確保」が求められる場合があり、電子証明書やタイムスタンプの付与が必要となることがあります。電子証明書やタイムスタンプの付与に対応するために、電子契約システムを通して行うことが一般的です。

なお、電子契約システムは、IPアドレスによるシステムへのアクセス制限や、承認権限の設定といったことも可能です。データの保管についても、システム側で適切なバックアップが行われますので、安全性は高いといえるでしょう。

電子契約の特徴などについては、「こちら」の記事もご参考ください。

スピーディーに契約が締結しやすい

NDAには、商談、業務提携などに際し、早期締結が求められるシーンが多くあります。その場合、書面での締結に比べ、捺印等のやり取りが不要である電子契約を利用するほうがスピーディーに契約の締結ができるでしょう。他にも、契約に関わる当事者が多い場合、書面で契約を実施すると非常に時間がかかります。また、印刷・製本も大きな手間です。しかし、電子契約なら、こうした時間的コストの圧縮が可能です。

閲覧や管理がしやすい

業務が進んでいくと、NDAを確認したいシーンが出てくることもあるでしょう。その際、電子契約は紙の契約書よりも検索性が高く、現物を取り寄せるような手間もありません。欲しい情報を、タイミングを逃さず把握できます。

コスト削減につながる

紙の契約書では、契約内容を決めていく際のやりとりで、契約書の印刷コストや郵送コストがかさむことがあります。一方、電子契約では、書面の印刷にかかる費用や契約書類を郵送する代金、印紙代といったコストが基本的にすべて不要です。
また、電子契約は実物がないため、契約書を保管するためのファイルやキャビネットの費用といった間接費用もかかりません。