電子契約の特徴とは？書面契約との比較やメリット・デメリットを解説

電子契約に関連する法律

電子契約は、法律上も認められている契約方法です。

「電子署名法」には、電子的に作成された書類であっても、本人による電子署名が行われていれば真正に成立したものと推定するという旨の記載があります。つまり、電子契約であっても、有効な電子署名が行われていれば、押印のある書面に適用される二段の推定と同様の効力を発揮するということです。

また、電子契約で取り交わした契約書の保存については、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」に定められています。電子契約で契約を締結した契約書が法令上保存義務のあるものである場合、これらの法律が定める方法に則って保存しなければなりません。
なお、具体的な機能は各システムにより異なりますが、電子契約システムでは法律に則った契約書の保存が可能です。ただし、電子契約を結んだ取引先に対しては、契約書の適切な保存について伝える必要があるでしょう。

電子契約にはタイムスタンプがある

電子契約はデータのやりとりによって契約を締結するため、システム上でタイムスタンプを付与することにより、改ざんを防いでいる点が書面契約と異なります。
タイムスタンプとは、電子契約サービスを通して契約を締結する際に付与される電子的なスタンプのことで、タイムスタンプが刻印されると、刻印された日時に電子データが存在していたことが証明されます。タイムスタンプが付与されていれば、契約を締結した後に改ざんされていないことを確認できるのです。タイムスタンプについては、下記の記事も併せてご参照ください。

関連記事：「タイムスタンプとは？求められる役割や仕組み、利用方法を紹介」

電子契約は電子証明書で証明を行う

電子証明書は、情報を送信したのが契約者本人であることを証明するための仕組みです。
電子契約の際、契約書の送信者は第三者機関である認証局に電子証明書をあらかじめ発行してもらい、電子契約サービス利用時に電子証明書による認証を行うことで、送信者が間違いなく本人であると証明できます。電子証明書の活用によって、非対面で行われる電子契約の信頼性が担保されているのです。

電子サインタイプ（立会人型）

電子サインタイプとは、契約締結の当事者ではない第三者が、当事者の指示に基づき電子署名を付与する方法で、「立会人型」とも呼ばれます。当該第三者はあらかじめ電子契約サービスのユーザー登録を行い、サービスへのログイン認証と、登録したアドレス宛に送信した認証メールを間違いなく受信できたかどうかの組み合わせで、本人確認を行うことが一般的です。

立会人である第三者がメールアドレスさえ所有していれば利用できる認証方法のため、契約者側の負担が少ない点は大きなメリットです。電子サインタイプは、利便性を重視した電子契約の方式と言えます。

電子署名タイプ（当事者型）

電子署名タイプとは、電子証明書を利用して本人認証を行う方式の電子契約で、「当事者型」とも呼ばれます。先に説明の通り、第三者機関である認証局から発行された電子証明書を用いて認証するため、電子署名法に則った厳格な本人認証ができる点が特徴です。

あらかじめ電子証明書を取得しておく必要があるため、電子サインタイプと比べて契約者側にとっては手間がかかります。一方で、本人認証の信頼性が高く、法的効力を期待できる点は電子署名タイプのメリットと言えるでしょう。

業務効率化

契約書を書面で取り交わすためには、作成した書類を印刷、製本して押印し、郵送する必要があります。さらに、先方には郵便物を受け取ってもらい、内容を確認、押印した上で送り返してもらわなければなりません。
こうした一連の作業には、多くの手間と時間がかかります。さらに、紙で作成された契約書は、ファイリング等の保管対応も必要です。

電子契約であれば、システム上で全ての手続を完結できるため、書面での契約締結に必要な手間やコストはかかりません。契約書の実物があるわけではありませんから、保管や管理も簡単です。また、電子契約は検索性に優れており、過去の契約書を書類の束から探し出す手間がかかりません。電子契約システムによっては、書面・電子のどちらで契約しても、電子ファイル形式での契約書の保存が可能です。

さらには、利用者双方の内どちらかがユーザー登録をしていれば利用できるサービスもあります。インターネットさえつながっていれば、どこにいても契約書を作成したり、送信したりすることができるため、外出時やリモートワーク（テレワーク）時の契約締結にも適していると言えるでしょう。

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コスト削減

電子契約では、書面の印刷にかかる費用や契約書類を郵送する代金、印紙代といったコストが全て不要です。また、契約書の実物がないため、保管するためのファイルやキャビネットの費用、保管のためのスペースも必要ありません。

ただし、電子契約システムには利用料がかかります。具体的な料金はサービスによって異なりますが、多くの場合、年間利用料と、契約締結ごとの料金が発生します。滅多に契約業務が発生しない場合は、年間利用料は割高になる可能性がありますのでご注意ください。一方、契約を締結する頻度が高い企業であれば、電子契約システムの活用がコスト削減につながる可能性は高いと考えられます。

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契約手続の可視化

電子契約システムでは、契約手続が今どの段階にあるのかが可視化されます。
書面の契約書の場合、郵送した後は先方が内容を確認しているのか、返送している途中なのかといった過程がわかりません。返送に時間がかかっていたとしても、頻繁な催促はしづらいものです。

電子契約であれば、契約手続が現在どの段階なのかがひと目でわかりますので、先方の手続が進んでいない場合はフォローをすることもできます。また、「もう返送しているはず」といった行き違いによるトラブルも避けられます。

コンプライアンスの強化

電子契約システムでは、IPアドレスによるシステムへのアクセス制限や、承認権限の設定も可能です。また、タイムスタンプにより客観的でスピーディーな証拠作成が容易となることに加え、実際の契約締結日よりも過去の日付を契約締結日として契約書に記載するバックデート等の不正も防止できます。
保管についても、システム側で適切なバックアップが行われますので、コンプライアンス強化にもつながるでしょう。

全ての契約には対応できない

従来、定期借地権設定契約書や定期建物賃貸借契約書、不動産売買等に関する媒介契約書といった一部の契約書は、電子契約に対応していませんでした。しかし、いわゆるデジタル改革関連法により、書面によることが要件とされていた各種法令が改正され、電磁的方法により行うことが可能となりました。ただし、電磁的記録による契約ができないものもありますので、全ての契約には対応できず、紙の契約書を完全になくすことはできません。

なお、電子契約システムの中には、紙で作成した契約書も取り込んで一元管理できる機能を持っているものもあります。電子契約が可能な取引と不可能な取引が混在している場合は、このようなサービスも検討してみてください。

取引先との合意が必要

契約は、二者以上の同意をもって締結するものです。そのため、前述のように取引先が電子契約を拒否した場合は利用することができません。
また、電子契約を行ったことがない取引先に対しては、電子契約の概要や安全性・有効性についての説明や、操作方法のフォローが必要です。これらの手間がかかるのはデメリットと言えます。

業務フローの変更

書面契約と電子契約では、締結までのフローが異なります。電子契約を導入する際は、新たなフローを検討すると共に、社内への周知も必要です。
また、実際に電子契約を利用する従業員に対して、特徴や利用方法についての教育を行う必要もあります。

反対意見に対する社内調整を行う

電子契約の利用は決して難しいことではありません。一般的なオフィスワーカーであれば、操作方法に悩むことはないでしょう。それでも、社内で導入への反対意見が出ることは想定できます。それらの反対意見の根底にあるのは、「これまで慣れ親しんできた押印のワークフローが変わる」ことや「自分の業務の進め方が変わってしまう」といった、変化に対する拒否反応が原因であることが考えられます。
「電子契約の操作は簡単だから誰もがすぐに活用してくれる」と思い込むのではなく、反対意見に対する対策の検討等の社内調整が必要になることには注意してください。

反対意見への対策として、電子契約を導入するメリットを正しく理解してもらうことが挙げられます。メリットへの理解を深め、各自の担当業務においてどのように利便性が高まるのか、業務効率化やコスト削減といった効果が得られるのかをイメージしてもらうことが大切です。社内調整に役立つ資料として、電子契約がもたらす4つのメリットをまとめた資料をご用意しました。ぜひダウンロードしてご活用ください。

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電子契約サービス導入後のサービス変更は手間がかかることを認識する

電子契約サービスは、SaaSと呼ばれる長期的な利用を前提としたサブスクリプションサービスで提供されていることが一般的です。
導入を予定している電子契約サービスが本当に自社にとって正しいサービスであるか、そして、いざ利用を開始すれば他のサービスに乗り換える際に手間がかかるといった注意点について、社内でよく確認しておくようにしましょう。

電子署名法に準じているか確認する

電子契約も「契約」である以上、契約に関わる争いやトラブルが生じた場合には証拠能力が求められます。また、裁判で証拠として提出した契約書について、署名者本人の意思で作成されたものであるか否かで争いが生じた場合であっても、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は、真正に成立したもの（本人の意思に基づいて作成されたもの）と推定されます。

そのため、電子署名法に準じているかどうかを必ず確認し、文書の真正性が確実に担保されるサービスを選ぶことが大切です。一般的に、電子署名タイプは本人認証の信頼性が高く、法的効力も高い傾向にあります。いざという時に文書の真正性が問われることのないよう、法律に準拠したサービスかどうかを十分に調べておきましょう。

改正電子帳簿保存法に対応しているかを確認する

2023年の税制改正により、電子帳簿保存法における電子取引データの保存要件が緩和されました。従来の電子帳簿保存法では、電子取引データを保存する際、「改ざん防止措置」と「検索機能の確保」が義務付けられていましたが、税制改正により「相当の理由によりシステム対応が間に合わなかった事業者」についてはいずれの要件も不要となっています。
ただし、「税務職員から求められた際にデータを提示できること」等が要件として定められている点に注意してください。

電子帳簿保存法の要件に対応しているサービスを活用することで、そのまま電子データで保存可能となり、電子帳簿保存法への対応を完了できる場合もあります。その結果、印刷やファイリングの手間が省けて業務効率化につながるほか、膨大な紙の契約書を保管するためのスペースも不要になります。改正電子帳簿保存法については、下記の記事も併せてご参照ください。

関連記事：「電子帳簿保存法とは？変更点と注意点、中小企業向けの対策を紹介」

契約内容によっては書面作成・書面交付が義務付けられている場合がある

契約内容によっては、紛争防止や弱者保護の観点から、書面作成が義務付けられている場合があります。
たとえば、事業用定期借地権設定契約は公正証書の作成が必要となることから電子契約のみとすることはできません。また、労働条件通知書や派遣労働者への就業条件を明示する書面、下請会社に対する受発注書面等に関しても、相手方の承諾が必要となるため、一方的に電子文書で交付することはできません。
電子契約を導入する際には、目的とする契約は書面作成が必須条件となっていないか確認しておくことが大切です。

IT系A社：今までのフローをほぼ変えることなく電子契約を導入

A社では従来、稟議申請等の社内承認プロセスをメールや社内チャットで行い、契約書の印刷・承認・押印・発送を紙ベースで行っていました。電子契約を導入するに当たり、社内の混乱を避けるために、できるだけ従来の業務フローを変えることなく、アナログな部分のみを電子化しました。具体的には、稟議申請等の社内承認プロセスは従来通りの業務フローで行い、紙ベースで行っていた契約書の印刷・承認・押印・発送の部分を電子契約へと移行しました。

移行に際して、仕組みが変わることに対する社内の戸惑いや抵抗はほとんど見られませんでした。従来の業務フローと大きく変わらないことが社内に安心感をもたらしたことに加え、アナログな工程の削減や、印刷代の節約につながる利便性の高さへの理解が進んだことにより、電子契約の導入を混乱なく円滑に進めることに成功した好例です。

設計事務所B社：電子契約導入によって契約業務の作業負担を大幅に軽減

建築物の設計監理業務を手掛けるB社では、業務効率化の推進に伴い契約担当者に設計補佐等の業務を任せるようになったことで、契約担当者が契約業務に割ける時間が半減してしまいました。一方で、紙の書類で契約を交わしていたため、膨大な契約業務が存在していました。業務負担を軽減するには、契約書の電子化を検討せざるを得ない状況でした。

電子契約の導入により、従来は欠かせなかった契約書の印刷・製本・回覧・押印・印紙貼付・郵送の作業が省略できるようになりました。電子契約導入以前は契約締結に1週間を要していたところが、導入後は長くても2日程に短縮されたのです。電子契約の導入によって契約担当者の作業負担を大幅に軽減し、業務効率化を実現した事例となりました。

文具・家具メーカーC社：雇用契約書から電子契約利用を開始し、API連携でフォルダ管理も実現

C社では、取引先から「電子契約サービスの利用」について要望を受けることが増えていました。また、人事関連部門では、更新を含めた雇用契約の数が多く、契約書類の封入作業、郵送作業には特に工数がかかることが課題でした。

そこで、雇用契約書や業務委託契約書を交わす際に電子契約を活用し、契約締結を完了したものからAPI連携によってクラウド上のフォルダに自動保存する仕組みを導入しました。この導入により、契約書が部署ごとに分けられた状態で蓄積されていくため、保管漏れがなくなり、履歴管理も省力化されたのです。

電子契約を導入したことにより、従来は雇用契約書等のやりとりに少なくとも1週間はかかっていたところを、2日程度で完了できるようになりました。膨大な数の雇用契約書も、電子契約であれば一括送信できるため、ワンクリックで大人数に送れる点も効率化に寄与しています。契約書のやりとりだけでなく、保管方法も含めて合理化・効率化を図ることに成功した事例と言えます。