ペーパーレス化とは？メリットや推進のポイント、成功事例を解説

50％以上の企業が2022年に社内のペーパーレス化を推進

企業の経営者層を対象に実施した調査結果によれば、2022年の1年間にペーパーレス化を推進したと回答した企業は50％以上に上ります。特に、稟議書や申請書をデジタル化するワークフローシステムを導入することにより、稟議書や申請書の決裁・承認フローのペーパーレス化を図った企業が多くを占めていました。

こうしたデータからもわかる通り、多くの企業はすでにペーパーレス化に向けた取り組みに着手しています。しかし、何らかの事情からペーパーレス化の推進に至っていない企業があるのも事実です。

（※）出典：ペーパーロジック株式会社「『ペーパーレス化に伴う2023年度予算』に関する意識調査」|ペーパーロジック株式会社 https://paperlogic.co.jp/

企業のペーパーレス化が遅れてしまう背景

企業のペーパーレス化が遅れる理由としては、主に下記の3点が挙げられます。ペーパーレス化が遅れる背景の中で、自社にあてはまっているものがないか、ぜひチェックしてみてください。

・システム・ツール導入にかかる初期コスト

ペーパーレス化は、長期的に見るとコスト削減に寄与する可能性が高い施策です。従来は不可欠だった用紙や印刷にかかるコストや、資料等の準備に要していた労働時間の削減につながるからです。
なお、ペーパーレス化を推進するには、新たなシステムや端末を導入する必要があります。ネットワーク環境の整備やセキュリティー対策や、従業員に貸与するタブレットを新たに購入することには、相応のコストがかかります。これらのコストは、企業にとって一時的な負担増となることから、十分な費用対効果が得られる確証がない場合、ペーパーレス化に踏み切れない企業は一定数あるようです。

・従業員間でのITリテラシーの差

従業員によってITリテラシーに差異があることも、ペーパーレス化を阻む原因となります。デジタル機器の取り扱いに不慣れな従業員にとって、「電子データよりも紙のほうが扱いやすい」と感じるのは自然なことでしょう。ペーパーレス化にあたっては、そういった従業員に機器の操作方法やデータの扱い方をレクチャーする必要があることから、ペーパーレス化に踏み切ることをためらう企業もあるようです。

・システム障害への懸念

紙の文書を電子化した場合、システム障害が発生するとデータが失われてしまったり、閲覧・利用できない状態になることでトラブルにつながったりするのではないかという懸念によって、ペーパーレス化に二の足を踏むケースもあります。実際には、データはクラウド上に保存されていたり、バックアップされていたりするケースが大半です。
反対に、紙の文書であっても紛失や汚損のリスクと隣り合わせであることは考慮しておく必要があるでしょう。紙の文書であれば100％安全に運用・保存できるとは言い切れないため、情報漏洩や紛失のリスクに備える意味でもペーパーレス化は有効な方策といえます。こうしたリスクやメリットを正しく伝え、理解してもらう手間がかかることも、ペーパーレス化が遅れる要因のひとつとなっているのです。

コストが削減できる

ペーパーレス化のメリットとしてまず挙げられるのが、コスト削減効果です。紙に印刷するための用紙代、トナー代などを抑えることができます。また、プリンターの台数を減らすことで、リース代やメンテナンス費を削減することも可能です。さらに、紙書類には配送・郵送費や廃棄費がかかることもありますが、ペーパーレス化によって、これらのコストを減らすこともできます。

重ねて、大量の紙書類を管理している場合には、大型キャビネットや倉庫などを使うことになります。その保管費用も大きな負担になっているはずです。ペーパーレス化を進めることにより、電子化したファイル（デジタルデータ）はハードディスクやクラウド（必要に応じてインターネット上でサービスを利用できる仕組み）に保存可能であり、管理も楽になります。その分、オフィススペースを有効活用することができるでしょう。

業務効率化や生産性向上につながる

電子化文書や電子文書をクラウド上のストレージなどに保存すると、複数人での情報共有が容易になります。電子化文書・電子文書はファイル名による検索が可能になり、電子文書ならファイル内の文字列も検索できるため、必要な情報をすぐに探し出せるようになります。このことは、業務効率化や生産性の向上に大いに役立つでしょう。クラウドストレージサービスでは、共有フォルダを使った取引先などとの情報共有や共同編集といった便利な機能も用意されています。

利便性が高く、利用機会が広がっているものとしてほかに挙げられるのは、各種社内決裁をオンラインで完結させるワークフローシステムや、さまざまな取引先との契約をペーパーレスで行う電子契約システムなどです。
これまでは紙で文書を作成し、その文書に直接押印することで進めていた業務が、確実にデジタル化・オンライン化へと移行しつつあります。こうしたサービスを導入することで、紙を使っていたときよりもはるかにスピーディーかつ正確に業務を進められるようになります。

業務効率化や生産性向上のさまざまな方法について紹介されていますので、下記の記事も併せてご参照ください。

関連記事：「業務効率化の方法9選！進め方やポイントも徹底解説」

さまざまな働き方に対応可能

デジタルデータはオンラインで扱えるため、クラウドなどに保存したファイルは、社内だけではなく社外でも閲覧・編集することができます。そのため、たとえば商談中に社外から資料にアクセスして内容を確認することも可能です。

また、在宅勤務などのテレワークで活用しやすいのも大きなメリットです。テレワークで紙の書類を扱うのは非常に面倒ですが、電子文書ならオンライン上で簡単にやりとりできます。メールだけではなく、各種の情報共有ツールを上手に組み合わせて利用すればより利便性が増し、テレワークやモバイルワークなど多様な働き方に役立てることができるでしょう。

企業イメージの向上につながる

ペーパーレス化の推進は、環境問題やサステナビリティへの取り組みの一環と捉えることもできます。オフィスでの紙を削減すれば、森林資源保護やゴミを減らすことによる循環型社会の構築に寄与することができるからです。

こうした企業としての姿勢をウェブサイトなどでアピールすることもできるでしょう。その結果、環境保護やSDGsに積極的に取り組む企業として認識されれば、企業イメージの向上につながります。

関連記事：「サステナビリティとは？企業が取り組むメリットや指標、事例等を紹介」

ペーパーレス化の必要性についての理解を深める

ペーパーレス化推進の最も大きなハードルとなりやすいのが、現場の理解です。紙で運用していた期間が長いほど、慣れたやり方を大きく変えるのは難しいものです。
そのため、まずはペーパーレス化の必要性について従業員に根気よく説明し、理解を深めて、社内のコンセンサスを形成することが重要です。理解を得られないままトップダウン方式で進めても、業務効率化や生産性向上にはなかなか結びつきません。

何にどれだけ紙を使っているかを洗い出す

現状、何にどれだけ紙を使っているかを明らかにしておくことも重要なポイントです。普段の業務ではあまり意識していないところで、実は紙が使われているといったケースが見つかるかもしれません。会議資料や報告書、申請書、稟議書のほか、契約書や請求書、見積書といった文書など、紙の用途と使用量をすべて可視化していきましょう。
何にどれだけ紙を使っているかを洗い出せば、紙の使用量が特に多い文書のペーパーレス化にフォーカスでき、高いコスト削減効果が見込めます。

目的に適したシステム・ツールの導入を検討する

電子化したい文書の種類や用途が見えてきたら、それらに必要な機能が備わったシステム・ツールを選定しましょう。ペーパーレス化に役立つシステムには、さまざまな種類があります。システムの機能の豊富さのみで検討するのではなく、「自社の用途に合った機能のシステムを選ぶ」という視点で臨むのがポイントです。

適切なシステム・ツール選びに迷った際には、DX推進サポートサービスを活用することをおすすめします。SMBCグループが提供する「PlariTown」は、ペーパーレス化など業務効率化に役立つ情報やデジタルサービスを活用できるサービスです。課題や現状の業務実態に即した提案も実施していますので、ぜひご相談ください。

ペーパーレスの取り組みを部分的に始める

ペーパーレスの取り組みは、初めはやりやすいところから部分的に始めるのがおすすめです。たとえば、まずは電子契約の導入から始めてみる方法などが考えられます。一部の取引先や顧客との契約に電子契約を活用するわけです。既存のサービスを利用する形でペーパーレス化を試してみると、そのメリットを実感でき、徐々にデジタルデータの扱いにも慣れていくでしょう。

ペーパーレス化をいわゆるスモールスタートで試験的に始めて、徐々にその範囲を広げていけば、現場の従業員も徐々に新しい方式に慣れていくことができます。同時に、しっかりと意図どおりのペーパーレス化が進んでいるかを検証しながら、問題点があれば業務のやり方を改善していくというサイクルも回すことができます。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、各種申請や稟議といった社内手続を電子化するシステムです。申請から承認までのフローがシステム上で完結するため、紙の文書に必要な押印が不要になるほか、デジタル端末上から場所を選ばず申請・承認を行うことができます。

申請後は手続の進捗状況をシステム上で確認できるため、承認に時間がかかっている場合であっても、どのフェーズで手続が止まっているのかが一目でわかります。テレワークや出張などでオフィスにいない従業員・役員が多い組織は、ぜひ導入しておきたい仕組みといえるでしょう。

ワークフローシステムの導入をご検討の方はこちらをご参照ください。

オンライン文書管理サービス

オンライン文書管理サービスは、インターネット上に文書データなどを保管し、複数名で共有できるサービスです。PCやタブレットなど、複数の端末からデータにアクセスできるため、電子化した文書の保管や管理に適しています。

オンライン文書管理サービスの法人向けプランの中には、ユーザーのアクセス権限を詳細に設定できるものや、アクセスしたユーザーの履歴をデータごとに参照できるものもあります。セキュリティー対策が十分に施されたオンラインストレージサービスを選べば、ペーパーレス化に向けた施策を安心して進められるでしょう。

オンライン文書管理サービスの導入をご検討の方はこちらをご参照ください。

クラウド勤怠管理システム

クラウド勤怠管理システムは、従業員が出退勤した際の打刻や、勤務時間の集計などをオンラインで完結できるシステムです。タイムカードと紙の申請書による勤怠管理では、毎月の締め日ごとに集計作業が発生するため、従業員にとって少なからず負担になるだけでなく、計算ミスといったヒューマンエラーが生じやすくなります。そこで、クラウド勤怠管理システムを導入すれば、集計が自動化されることで業務効率は一気に高まります。
また、クラウド勤怠管理システムは、有給休暇の申請・承認や有給休暇数の管理などもシステム上で行うことができます。

クラウド勤怠管理システムの導入をご検討の方はこちらをご参照ください。

オンライン請求書管理サービス

オンライン請求書発行サービスは、システム上で作成した請求書をPDFファイルとして出力し、請求先へメール送付することや、オンラインで請求書を受領し、その後の支払い等の処理を進めることが出来るサービスです。作成した請求書を紙に印刷する工程が省略できることや、様々な形態の請求書を一括管理することが出来るため、印刷代や郵送代、人件費の削減につながります。

なお、改正電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するために、それらに対応しているサービスを導入する企業も増えています。早期にオンライン請求書管理サービスを導入しておくことは、法令遵守の観点からも有効な対策といえるでしょう。

オンライン請求書管理サービスの導入をご検討の方はこちら

関連記事：「改正電子帳簿保存法とは？変更点と注意点、中小企業向けの対策を紹介」

電子契約システム

電子契約システムは、電子証明書や電子サインを用いて、契約書をオンラインでやりとりするためのシステムです。契約書の送付・受領から契約締結までオンラインで完結するため、従来のような紙の契約書が不要となります。システムによっては、紙・電子のどちらで作成した契約書であっても電子データとして保存できるサービスもあるため、自社に必要な契約書の形式に合ったツールを選ぶといいでしょう。

ただし、契約内容によっては、紛争防止や弱者保護の観点から、書面作成が義務付けられている場合があります。例えば、事業用定期借地権設定契約は公正証書の作成が必要となることから電子契約のみとすることはできないため、注意が必要です。自社の契約に電子契約システムを活用できるか判断に迷う場合は、「PlariTown」でDXコンサルタントに相談してみてはいかがでしょうか。事業者様にとって適切なサービス選定を専門のDXコンサルタントがサポートしますので、ご活用ください。

電子契約システムの導入をご検討の方はこちらをご参照ください。

事例1：印刷コストの大幅な削減に成功

長年の習慣を変えるのは、たやすいことではありません。ペーパーレス化には数年の時間がかかることもあります。
ある出版社では、原稿確認のために印刷をすることが慣習化しており、膨大な印刷コストに悩まされていました。そこで、コスト削減を目的とした、徹底した印刷抑制対策に乗り出したのです。

具体的には、印刷を行わずにモニター上で原稿確認をする形でのペーパーレスを実現させるために、まずは社内勉強会を実施しました。社員のペーパーレスに対する意識を向上させることに多くの時間を割きました。さらに、部課ごとに印刷できる枚数を制限するという方針を立て、3年計画で順次紙の使用を減らす計画を遂行していったのです。
結果、時間はかかったものの、印刷コストを大幅に削減することに成功しました。現在は引き続き、会議のペーパーレス化にも取り組む計画を検討しているとのことです。

事例2：情報伝達の円滑化とペーパーレス化に成功

商社では商品を動かすことと同時に、情報もスムーズに流通させる必要があります。
ある商社も情報の流れに注意を払っており、ペーパーレス化によって社内外の情報提供・情報共有を円滑化するという計画を立てるに至りました。

同社が取り組んだのは、営業担当者にタブレットを配布し、それまでは手書きで行っていた報告書作成をデジタル化するという試みでした。タブレットは役員やマネージャーにも配り、営業担当者からの報告をいつでもどこでも受けられる環境を整備しました。情報伝達をスムーズにし、的確な指示出しができる体制が構築されました。
また、役員会議の際には、全員がタブレットを持って参加することを必須とし、7割近くの会議資料をデジタル化することに成功しました。タブレットは、年齢層が高めの役員らにも好評で、特に指先で操作ができる利便性が認められたようです。役員会議のペーパーレス化は成功体験となり、自然とほかの会議でもペーパーレス化が進むことになりました。

事例3：印刷コストの削減と業務効率の改善に成功

学校にもペーパーレス化の波は押し寄せています。
ある中学校では、授業で生徒に配るプリントや宿題などに紙を使用していました。さらに、職員会議では、当日の議題についてのプリントや参考資料などを全員分印刷するなど、非常に多くの紙が消費されていたのです。

そこでまず、教職員が使用する紙の量を抑えることを目標に設定しました。教職員向けのタブレット30台を導入してペーパーレス化を実現するとともに、業務効率改善を図ることにしたのです。この施策により、職員会議はクラウドで共有した資料をタブレットで参照しながら行うスタイルが定着しました。その結果、印刷コストの削減はもちろん、会議内容や決定事項も確実に共有できるようになり、業務がスムーズに進められるようになったのです。

より多くの事例を見たい方は、以下の関連記事をご参照ください。

関連記事：「ペーパーレス化の成功事例を紹介！成功させるコツも詳しく解説」

ペーパーレス化は、コスト削減や業務効率化など、多くのメリットが期待できる取り組みです。社内のDX推進にもペーパーレス化は必要なプロセスとされており、今後さらに多くの業務がデジタルデータを用いたものに置き換わっていくでしょう。そのため、社内の環境整備としても早期にペーパーレス化を促進していくことが大切です。

SMBCグループが提供する「PlariTown」は、ペーパーレス化をはじめ業務効率化やDX推進に資する多様なデジタルサービス、業界ニュース・レポートなどビジネスに役立つ情報を、ワンストップで利用できるプラットフォームです。サービス導入の相談受付やお客さまの業務実態に合わせた提案も実施しており、DX推進をサポートします。

また、SMBCグループが提供する「SMBCクラウドサイン」は、日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスです。契約業務のプロセスをデジタル化し、オンラインで契約締結から契約書の保管まで完結するため、ペーパーレス化や業務効率化、コスト削減につながります。電子契約の導入をご検討されている方は、下記「資料請求はこちら」より資料をダウンロードの上、「SMBCクラウドサイン」のご利用をご検討ください。
ペーパーレス化の推進を検討されている方は、ぜひ「PlariTown」と「SMBCクラウドサイン」をご利用ください。